POURQUOI FAIRE APPEL À UNE ASSISTANTE ADMINISTRATIVE INDÉPENDANTE ?

1. Votre assistante administrative et numérique vérifie la justesse de vos données : 

• Elle contrôle les liens de votre site Internet et apporte les modifications nécessaires : par exemple, rediriger les liens vers la bonne page, ajouter un lien manquant, corriger l'erreur de direction (404), modifier le lien vers une nouvelle fenêtre, etc. Les liens de votre site Internet incitent vos visiteurs ou visiteuses à rester sur votre site Internet. 
  
  
• Elle relève et corrige les coordonnées et les données professionnelles mal renseignées. Par exemple, des informations différentes en doublon, un RIB obsolète renseigné sur votre site Internet et un autre RIB sur la facture. Un autre exemple : l'adresse de votre lieu de travail indiquée sur votre site Internet est différente de celle renseignée sur les pages jaunes, elle est modifiée sur des sites en ligne, mais pas sur d'autres. Ce qui peut avoir comme conséquence, l'annulation d'un rendez-vous de votre client ou cliente qui se trouve à la mauvaise adresse. Transmettre les bonnes informations à votre clientèle est un gage de confiance. 
  
  
• Elle corrige l’orthographe, les fautes d’inattention (mots manquants ou autres) sur vos contenus Web, vos communiqués ou d’autres documents officiels. Des documents bien rédigés impactent l'image et le professionnalisme de votre entreprise.

2. Votre assistante effectue les tâches chronophages* : 

• Elle réalise les démarches administratives : par exemple, actualiser le CA de votre entreprise auprès de l'URSSAF, ouvrir des comptes en ligne, prendre des informations auprès d'organismes publics, télécharger votre K-BIS sur l'INPI. Si vous n'aimez pas réaliser ces démarches, c'est l'occasion de profiter d'un service spécialisé dans le domaine, qui a l'habitude d'effectuer de nouvelles démarches et de faire face à des obstacles administratifs. 
  
  
• Elle prend les appels entrants pendant que vous êtes occupé(e) ou en rendez-vous client/cliente : ce qui vous évite, par ailleurs, d’être interrompu(e) et de rester concentré(e) sur votre activité.
  
  
• Elle oriente et renseigne les clients via le tchat de votre site en ligne ou par mail : ce qui vous permet de garder le contact avec votre clientèle, d'assurer un SAV, de rester disponible pour élargir votre portefeuille de clients.
  
  
• Elle rédige les courriers, mails, notes et comptes-rendus
  *chronophages : qui exigent beaucoup de temps 

4. Votre assistante vous transmet les informations utiles à votre statut d'entrepreneur et vous partage son expérience : 

• Elle vous indique les démarches à effectuer pour être davantage visible. Par exemple, s'inscrire dans les pages jaunes peut être bénéfique pour accroître votre visibilité sur le Web. J'ai été moi-même surprise lorsque mon premier client a trouvé le nom de mon entreprise grâce aux pages jaunes (elles sont connues également sous le nom de Solocal). 

Si vous ne l'avez pas encore fait, inscrivez-vous dès maintenant. Voici ce que j'ai appris lors d'une visio conférence organisée par Solocal : « Les solutions de visibilité proposées par Solocal vous permettent en tant que professionnels de capitaliser sur la plus grande place accordée sur Google et autres plateformes, depuis l'entrée en vigueur du DMA, et de bénéficier d'une meilleure visibilité ».

• Elle vous informe des nouvelles lois. Par exemple, vous devez indiquer la mention EI (entrepreneur individuel) sur vos documents officiels (y compris la signature de votre entreprise), si votre entreprise est au statut de micro-entreprise. Cette mention doit précéder le nom de votre entreprise. J'ai été informée par mon avocate au moment de la création de mon entreprise, ce qui m'a ensuite été confirmé par l'URSSAF.  

5. Votre assistante vous soutient dans la gestion numérique de votre entreprise : 

• Elle propose des améliorations sur votre site Internet : par exemple, la disposition des contenus, l'esthétique, etc. 
  
  
• Elle crée vos supports visuels en respectant votre identité et vos valeurs : logos, présentations, portfolios, publications sur les réseaux sociaux, etc. 
  
  
• Elle vous conseille en matière de gestion numérique et effectue les corrections nécessaires, voici quelques exemples : 

        - Ajouter la mention copyright © (pour obtenir le copyright abrégé : alt+0169 sur le clavier de votre PC) sur votre site Internet, suivi de sa date de création. Le copyright protège vos données de toute reproduction.

       - Titrer les images de votre site Internet : ceci permet d’améliorer le référencement SEO de votre site.

       - Redimensionner et compresser les images de votre site Internet : une page trop longue à charger entraîne l’abandon de votre visiteur ou visiteuse sur votre site, donc, la perte potentielle d’un(e) futur(e) prospect.

• Elle réalise des mises à jour sur votre site en ligne : par exemple, la suppression ou la création d’une nouvelle offre.
  
  
• Elle rédige vos publications et les partage sur les réseaux sociaux.
  
  
• Elle alimente votre blog et y ajoute de nouveaux articles rédigés, par ses soins.
  On conseille un article à deux articles de blog, par mois sur une période de 6 mois à un an pour augmenter la visibilité de votre site. 

6. Votre assistante est également votre rédactrice et correctrice de textes : 

En effet, si vous êtes plus à l’aise à l’oral qu’à l’écrit, votre assistante vous seconde dans l’écriture et la rédaction de vos textes professionnels afin de présenter des écrits clairs, lisibles et correctement orthographiés (alignés avec ce que vous êtes) :

• Elle reformule vos phrases et allège votre texte. 
  
  
• Elle ordonne votre texte et structure vos idées. 
  
  
• Elle vous apporte des idées ou trouve des idées de rédaction.
  
  
• Elle rédige votre formation en ligne ou vos supports de communication.
  
  
• Elle corrige l’orthographe, la conjugaison, la grammaire et les erreurs d’inattention (mots manquants, répétitions, etc.).
  
  
• Elle constitue la bibliographie de votre e-book ou de votre article en ligne.
  
  
• Elle réécrit votre e-book ou vos articles de blog.
  
  
• Elle écrit vos notes, vos mails, vos courriers administratifs.

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• Si vous êtes aligné(e) avec les valeurs d’inclusion, elle corrige ou reformule vos textes en rédaction inclusive. 

Sans aucun jugement de valeur de ma part, un texte négligé peut donner l’impression d’un manque de crédibilité ou de professionnalisme, auprès d'une clientèle sensible à l'expression écrite et aux erreurs de français. Un texte bien rédigé vous donnera accès à une clientèle plus large, bien que votre métier n’ait rien à voir avec l'orthographe ou la rédaction de texte.

7. Votre assistante propose des solutions adaptées pour vous organiser différemment ou mieux gérer votre activité : 

Votre assistante vous apporte sa clairvoyance, sa sagesse, son expérience en logistique et vous aide dans les tâches suivantes :  gérer votre planning, revoir votre organisation,  supprimer des tâches inutiles ou les optimiser, proposer des solutions, guider et conseiller. Vous perdrez moins de temps ou éviterez de trop vous disperser, vous réajusterez vos priorités, ferez preuve de souplesse et libérerez votre charge mentale, préserverez votre énergie. Voici quelques exemples concrets : 

• Elle reprend la gestion de votre boîte mails et la réorganise après vous avoir concerté(e) et obtenu votre accord sur la méthode utilisée. 

Par exemple, mettre des codes couleurs  indiquant les actions suivantes à réaliser sur chaque mail : À TRAITER, EN COURS, À REFLECHIR, À ARCHIVER, À SUPPRIMER. Ou elle vous propose des méthodes que vous mettrez vous-même en place, à votre convenance. 

•  Elle gère votre planning d’activité et vous suggère de suivre quelques principes concernant l’organisation (si vous en faites la demande) :

Par exemple, prévoir 10 à 30 % d’imprévus dans la journée. Programmer votre to do-list, par demi-journée parce qu'il est possible que tout ne se passe pas comme prévu et vous ne saurez pas d'avance quel sera votre niveau d’énergie l'après-midi. Ne pas avoir d’objectifs trop rigides, et prévoir un objectif à long terme sur la semaine, 3 à 5 priorités maxi sur la journée. Vouloir trop en faire et en faire de trop, c'est dépenser de l'énergie que vous n'aurez plus les jours suivants, c'est le meilleur moyen pour se décourager et en faire encore moins ou même saboter le reste de la semaine, c'est réaliser un travail important de moins bonne qualité. 

• Elle crée un calendrier Calendly où vos clients pourront prendre des RDV en ligne. Elle gère le calendrier et met à jour vos disponibilités.
  
  
• Elle vous conseille d'archiver sur un même support toutes vos idées, et de choisir le support idéal selon vos préférences pour éviter de disperser toutes vos notes partout. Si vous aimez écrire manuellement et si vous êtes dans une démarche éco-responsable, elle connaît un site de vente en ligne de cahiers effaçables, très pratiques, Made In France (ECONOTES).
  
  

Pourquoi s'organise-t-on ? 

On s'organise pour mieux accepter l'imprévu, pour s'adapter à son niveau d'énergie, pour réaliser l'essentiel, gérer les priorités, faire ce qui est important et parfois modifier l'ordre d'importance, définir des objectifs, respecter un minimum d'objectifs, répondre aux urgences, on s'ajuste, on s'adapte et ça rend la vie plus facile. On ne s'organise pas pour tout contrôler, pour effectuer une liste interminable de tâches sans tenir compte du temps de réalisation, pour en faire trop puis abandonner, en faire trop et se retrouver épuisé(e), se donner des objectifs irréalistes et être démotivé(e), pour suivre de manière rigide un planning et passer parfois à côté de ce qui est prioritaire. 

Votre assistante, c'est peut-être moi ! Pour vous soutenir dans votre activité,  je propose les offres ci-dessous : 

1. SOUTIEN ADMINISTRATIF 
2. AIDE À LA GESTION DE PROJET
3. AIDE À LA GESTION NUMÉRIQUE
4. ORGANISATION

Vous avez également le choix de composer votre formule, en téléchargeant le document ci-joint.

Si vous avez des questions, vous pouvez prendre un RDV téléphonique. 

Vous avez aussi la possibilité de me contacter par mail et de demander votre devis gratuit : [email protected]